Alcanzar el éxito a través de la filosofía Kaizen

El término Kaizen se conforma de dos palabras: Kai (Cambio), Zen (Bueno). El significado es mejoramiento continuo o mejora continua y proviene de la cultura japonesa.

Principalmente, es una estrategia de calidad de grandes empresas multinacionales. Se asocia a la forma de trabajar de ciertos sistemas de producción industrial. Tanto orientales como occidentales. Es decir, al hecho de que cada día debe contener la posibilidad de una mejora, por pequeña que sea.

El Kaizen sirve para detectar y solucionar problemas en todas las áreas de una empresa. Tiene como objetivo y prioridad, la revisión y optimización de los procesos que se realizan. Una organización que aplica esta metodología tiene una gran ventaja competitiva, ya que está en constante cambio para la mejora continua y tiene a su personal motivado.

Además, se trata de un reto continuo para mejorar los estándares. La frase: “un largo camino comienza con un pequeño paso”, grafica el sentido intrínseco del kaizen: todo proceso de cambio debe comenzar con una decisión y debe ser progresivo en el tiempo.

Metodología para el desarrollo del Kaizen

El método Kaizen se basa en varios instrumentos que le permiten desarrollarse dentro de toda la organización. El fin es realizar su objetivo fundamental, cumplir con las expectativas del cliente.

Las 5S de la metodología Kaizen

• SEIRI (separar): separación de innecesarios eliminando todo aquello que no es necesario en el puesto de trabajo
• SEITON (situar): situar necesarios. Establecer un lugar para cada cosa, lo que facilitará la accesibilidad e identificación de todos los elementos y materiales del área.
• SEISO (suprimir): suprimir suciedad. Identificar y eliminar todos los focos de suciedad para que no vuelvan a aparecer en la zona de trabajo.
• SEIKETSU (señalizar): señalizar anomalías, revisar y sistematizar las prácticas rutinarias.
• SHITSUKE (seguir): estandarizar los cuatro procesos anteriores para unificarlo, de forma que sea continuo y siempre se pueda seguir mejorando a partir del mismo.

Cuando ya se han seguido estos cinco pasos, es necesario diseñar un mapa instruccional para inculcar el espíritu Kaizen al personal. Finalmente, se procede a reconocer los problemas existentes. Para tal fin, existen herramientas como PDCA o el ciclo Deming, que se dividen en 4 etapas.

Ciclo PDCA

Planificar (Plan)

En esta etapa se selecciona el objeto de mejora. Explicar las razones de dicha elección y definiendo los objetivos que se quieren alcanzar.

• Situación actual
• Análisis de información
• Objetivos

Hacer (Do)

Durante el trabajo de campo, se empiezan a buscar soluciones de rápida implementación.

• Propuestas de solución
• Just do it

Verificar (Check)

Se comprueba que los objetivos planteados están alcanzando los resultados previstos. Si esto no es así, se vuelve a la etapa dos.

• Monitorización
• Verificación de propuestas

Actuar (Action)

Es la etapa fundamental de la mejora continua Kaizen. En esta fase debemos asegurarnos de que las mejoras no se desperdicien. Esto dependerá de la oficialización de las medidas correctivas. Con ello procederemos a la estandarización y, si es posible, a la mejora de las propuestas del objeto de análisis.

• Estandarización
• Búsqueda de optimización.

Los 10 mandamientos Kaizen

1. El desecho es el enemigo público número 1 que debe desaparecer.
2. Las mejoras en la empresa han de ser graduales y continuas.
3. Todos tienen que estar involucrados. Desde el CEO hasta el último empleado.
4. Se apoya en una estrategia barata, cree en un aumento de la productividad sin inversiones significativas.
5. Aplica en cualquier aspecto, sea profesional o personal.
6. Se respalda en una “gestión visual”, en una total transparencia de los procedimientos, proceso, valores; hace que los problemas y los desechos sean visibles a los ojos de todos.
7. Centra la atención en el lugar donde realmente se crea valor (“gemba” en japonés)
8. Se orienta a los procesos.
9. Da prioridad a las personas, al “humanware”; cree que el esfuerzo principal de mejora debe venir de una nueva mentalidad y estilo de trabajo de las personas. Orientación personal para la calidad, trabajo en equipo, cultivo de la sabiduría, elevación de lo moral, autodisciplina, círculos de calidad y práctica de sugerencias individuales o de grupo) También es necesario potenciar la relación de empoderamiento con el empleado. Mantenerlos informados sobre la compañía, desde la inducción y durante el tiempo que estén. Puesto que, si las personas se encuentran en la ignorancia en temas como la misión, valores, productos, desempeño personal, o planes de la compañía, no tendrán sensación de pertenencia.
10. El lema esencial de aprendizaje organizacional es aprender haciendo.

Paraguas japonés o los siete sistemas Kaizen

• Sistema de producción Justo a Tiempo (Just-in-Time): tiene como objetivo producir según los requerimientos del cliente, evitando altos stocks. Tanto de materias primas como de productos terminados.
• Gestión de Calidad Total (Totaly Quality Management, TQM): el objetivo es conseguir la calidad integral de los procesos productos y servicios de la empresa. Para ello se utilizan herramientas como el control estadístico de procesos.
• Sistema de sugerencias, CETA o CEDAC: tomar en cuenta las ideas de los trabajadores, aprovechando su experiencia y conocimientos, aumentando así su motivación.
• Mantenimiento Productivo Total (TPM-SMED): El TPM, utiliza la máxima capacidad de producción de las máquinas, cuidando la calidad, costos y seguridad. El SMED, reduce los tiempos de preparación de las máquinas y herramientas, flexibilizando las carreras de producción, disminuyendo inventarios de materias primas y productos en proceso.
• Círculos de Control de Calidad: equipos multidisciplinarios que se reúnen para resolver problemas, buscando las soluciones para el logro de objetivos.
• Despliegue de políticas: contribuyen todos los niveles y procesos de la organización en las actividades de planificación, organización y control.
• Sistema de costos (KANBAN): tiene como objetivo reducir de manera sistemática los costos, análisis de pérdidas, niveles de fallas de los procesos, actividades, productos y servicios.

El beneficio del método Kaizen para las startups

Un estudio realizado en 2018 por Kaizen Institute, consultora especializada en mejora continua para el crecimiento sostenible de las empresas, ha analizado el crecimiento y la facturación de las startups. Esta, llegó a la conclusión de que el denominador común en los mayores casos de éxito radica en la aplicación de forma intrínseca de los principios Kaizen en sus bases, que multiplica su facturación en pocos años. Este análisis se ha realizado observando la evolución en los últimos años de varias empresas emergentes del sector retail y productos de consumo, basándose en la cartera de clientes que la consultora tiene en todo el mundo.

Ejemplos internacionales

Si bien la más conocida es Toyota, Ford adoptó la filosofía Kaizen en 2006. Fue cuando Alan Mulally asumió como CEO, y continuó bajo el liderazgo de Mark Fields (que estuvo en la compañía hasta 2017). La compañía se enfocó en adoptar prácticas que les permitiera hacer sus procesos más eficientes. Ubicó maneras de reducir los tiempos y corrigió las acciones repetitivas para que cada vez que se hace se haga de manera más eficiente a la vez anterior. 

Por su parte, Nestlé utilizó el método para reducir los desperdicios al tiempo que achican el tiempo y la cantidad de materiales que se usan en cada proceso. Además, Kaizen les es útil para encontrar el mejor uso para el espacio que tienen disponible en sus plantas, los recursos a la mano y la mejor utilización del talento y la tecnología que tienen a disposición.